Fra og med mandag 1. januar 2024 vil det ikke lenger være mulig å bruke ordinær post og e-post til å søke om tiltak, der det er krav om ansvarlige foretak.

Fra den datoen må du som "proffbruker" benytte godkjente digitale e-byggesakløsninger. Dette gjelder alle søknader etter plan- og bygningslovens § 20-3 som krever ansvarlige foretak.

Løsningene som skal brukes fra 1. januar ligger på nettstedet til Direktoratet for byggkvalitet.

Det er effektivt for alle parter å gå vekk fra e-post

Hægebostad kommune ønsker å behandle saker for innbyggere og næringsaktører så effektivt som mulig. Digitalisering og ny teknologi vil hjelpe oss med å få til det. For når byggesakprosessen blir digital, kan date fra de digitale søknadene bli direkte overført til saksbehandlingssystem og etter hvert også til byggesakarkiv, kartløsninger, matrikkeldata og eiendomsregistre i kommunen.

Å motta søknader på e-post har medført mye manuelt, tidkrevende arbeid. Vi ser også at det til tider også har vært mangelfulle søknader. Det er ingen tjent med, hverken avsenderen eller mottakeren.

Fra januar vil merarbeid knyttet til mangelfulle søknader medføre tilleggsgebyr, etter medgått tid, jfr kommunens gebyrregulativ.

Merk deg enkelte unntak

Søknader om tiltak som ikke trenger ansvarlige foretak kan sendes på e-post også etter 1. januar. Det samme gjelder søknader som bare gjelder dispensasjon eller unntak for tekniske krav.

Gjelder ikke pågående byggesaker

Har du en pågående byggesak, hvor du tidligere har brukt e-post til å søke om tiltak med krav om ansvarlige foretak? Da skal du ikke søke på nytt. Kravet om å søke i en e-byggesakløsning gjelder for søknader som blir levert fra og med 1. januar 2024.

Lovhjemmel for endringen

Kommunen har anledning til å stenge for søknader på e-post etter forvaltningslov § 15a og eForvaltningsforskrifta § 3 . Bestemmelsene slår fast at alle som henvender seg til et forvaltningsorgan kan bruke elektronisk kommunikasjon så lenge organet har tilrettelagt for det.

Vi gjør også oppmerksom på at kommunen har noen plikter om noen sender en søknad på e-post selv om kommunen har stengt for det. Kommunen må gi beskjed om at søknaden ikke vil bli behandlet, og veilede i hvordan søknaden skal sendes, jf. eForvaltningsforskriften § 7 . Journalføringsplikten gjelder også uavhengig av hvordan søknaden er sendt.